Ser Secretária

Quando você visita uma empresa é recebido primeiramente, por uma profissional de grande simpatia, que lhe atende prontamente e procura solucionar com a maior agilidade possível sua demanda. Este profissional é a secretária, que independentemente do nível hierárquico onde atua, é responsável pela primeira impressão que você terá sobre a empresa. Não é por acaso que costuma se dizer que “a secretária é o cartão de visitas da empresa”.

O perfil da secretária de 20 anos atrás, que tinha como responsabilidade somente atender ao telefone e clientes, anotar recados e cuidar da agenda de seu chefe não tem mais espaço na moderna economia, extremamente dinâmica e competitiva.

A secretária tornou-se uma assessora gerencial que precisa compreender o mercado onde a empresa atua, seus clientes, fornecedores e concorrentes, para que possa participar do processo de gerenciamento, facilitando o fluxo de trabalho do gerente, proporcionando-lhe mais tempo para dedicar-se a atividades que gerem crescimento para a empresa. Para isso precisa ser polivalente, dinâmica, ter capacidade de autogerenciamento e absorção rápida de novos conceitos organizacionais, além de excelente relacionamento interpessoal, afinal ela é o elo entre o centro das deliberações e os demais departamentos da empresa.

No importante time que forma com seu gerente sua polivalência é exercitada diariamente. Hoje em dia as empresas precisam de dois tipos de profissionais: "os que resolvem muito bem os problemas e os que não deixam os problemas acontecerem". Os dois perfis são necessários, mas será mais valorizado aquele que não deixa o problema acontecer. Esse é um campo onde o profissional de secretariado de hoje pode atuar com maior amplitude, mesclando competências técnicas e comportamentais, escolhendo ferramentas tecnológicas e exercitando habilidades de relacionamento, comunicação, administração de conflitos e acompanhamento de objetivos e metas.

Muitas jovens sonham em ingressar no mercado de trabalho começando como secretária, “porque é só para atender ao telefone e para isso, não é necessário experiência”. Grande engano, pois nenhuma empresa pode ter em seu quadro de funcionários um profissional que não dê resultados, que não tenha consciência sobre a importância de seu trabalho, ou ainda, que não tenha orgulho da atividade que irá desempenhar.

Secretária é um profissional tão importante quanto os outros e para dar resultados à empresa precisa de qualificação.

Sandra Mara Rossetto é secretária executiva bilíngüe e proprietária da empresa Via 7 Soluções Estratégicas